XXII Zlot Motocykli i Weteranów - zapraszamy do składania ofert na współorganizację imprezy

23.03.2010

ZAPYTANIE OFERTOWE

Miejski Ośrodek Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Szklarskiej Porębie zaprasza do składania ofert i propozycji na współorganizację otwartej imprezy plenerowej: „XXII ZLOT MOTOCYKLI I WETERANÓW”.
Wydarzenie adresowane jest do pasjonatów pojazdów jednośladowych - motocykli, mieszkańców i turystów. Współorganizacja obejmuje  przygotowanie i realizację parady motocykli, występów artystycznych/koncertów oraz konkursów sprawnościowych dla uczestników ZLOTU.

Założenia główne:
1. Data:16-18 lipca 2010 r.
2. Miejsce: Szklarska Poręba – pole namiotowe przy ul. Kasprowicza i dolna stacja wyciągu na Szrenicę
3. Liczba osób: 500 – 800 oraz powyżej 800 osób podczas koncertów.

Oferty powinny obejmować całość zadań określonych w zakresie.

Ramowy program:

16.07.2010 (piątek)
18:00 - rozpoczęcie imprezy
20:00 – przywitanie uczestników zlotu
21:00 – program artystyczny na scenie
24:00 – ognisko i muzyka do rana

17.07.2010 r. (sobota)
12:00 – przygotowanie do parady ulicami miasta
13:00 – rozpoczęcie parady
14:00 – konkursy sprawnościowe na parkingu przy dolnej stacji wyciągu na Szrenicę
15:30 – powrót na polanę zlotową
16:30 - konkursy i zabawa w bazie zlotu
20:00 – rozdanie nagród
21:00 – 24:00 – program artystyczny na scenie
24:00 – ognisko i muzyka do rana

18.07.2010 r. (niedziela)
8:00 – zakończenie imprezy – pożegnanie uczestników

Zakres zadań dla oferenta:

Kompleksowe przygotowanie i realizacja imprezy pn. „XXII ZLOT MOTOCYKLI I WETERANÓW” powinna obejmować:

1. Zabezpieczenie porządkowe, medyczne, sanitarne.
2. Organizację imprezy zgodną z obowiązującymi przepisami w tym w szczególności z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych  z dnia 20 marca 2009r (Dz.U. Nr 62, poz.504).
3. Uzyskanie stosownych pozwoleń od właścicieli dróg wynikających z przeprowadzeniem parady ulicami miasta i dojazdem do miejsca imprezy.
4. Przygotowanie szczegółowego scenariusza występów artystycznych/koncertów w oparciu o ramowy program.

Zakres zadań dla Miasta Szklarska Poręba i MOKSiAL:

1. Partycypacja w kosztach imprezy w wysokości 10 000 zł.
2. Promocja Zlotu, zapowiedzi informacje i relacje z imprezy przekazane będą do wybranych mediów lokalnych  i regionalnych.
3. Informacja o Zlocie i organizatorze na stronach internetowych www.szklarskaporeba.pl i www.moksial.pl
4. Wykonanie projektu plakatu/ulotek oraz dystrybucja i plakatowanie na terenie miasta

Doświadczenie oferenta :

W ofercie należy wymienić organizowane imprezy z podaniem nazwy i miejscowości, w których były organizowane przez oferenta. Preferowane doświadczenie w organizacji Zlotów motocyklowych.

Oferty należy przesyłać na adres e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. do dnia 23 kwietnia 2010 r.

Ocenie podlegać będą :

- oryginalność i pomysłowość oferty/prezentacji
- atrakcyjność części artystycznej
- dostępność dla mieszkańców i turystów

Wybrani oferenci zostaną zaproszeni do dalszych negocjacji.
KONTAKT: W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt z p. Anną Januszczak i p. Bartoszem Wójcikiewicz  tel. (75) 717 36 14, 502 215 830.